既存営業において獲得率を上げるアポイントの取り方のコツ～メール編～
こんにちは。
mioriです。
突然ですが、
アポイントを取る際、忙しいからと断られたり…
アポイントを取ったのに当日訪問したら先方がいなくて話ができなかったり…
などの経験はありませんか？
実際に私も新人の頃は
アポ取りが苦手で電話で伺う日時を伝えたにも関わらず
当日向かったら先方がすでに帰宅しており後日聞いたら
「そうだったっけ？すっかり忘れていた」
なんてことがありました。
一見クライアントがスケジューリングをしていないのが悪いように見えますが
こちら側にもやるべきことをやっていないミスがあるのです。
そもそも、アポイントを取る理由は
「モノを売り受注を取ること」で、
その受注を取るためにクライアントと直接商談を行う必要があるためです。
つまり、アポ取りは営業においてもっとも重要な仕事のひとつです。
アポイントの取り方で商談の質が変わるといっても過言ではありません。
既存顧客の場合アポ取りにおいて
メールではなく電話で先方を呼び日程を決める方法が主流かと思います。
ですが、メールで前置きをおいて電話を行うことで
特に忙しい先方である場合、
時間を割くことなく効率良く日程を決められ、
またメールであれば訪問する日時や要件を残しておけるのでお勧めです。
そこで今回は
対面営業における獲得率が激変するメールでのアポイントの取り方の
ポイントについてご紹介します！
ポイント①：基本的な文章構成でシンプルに
メールの本文は以下の文章構成に沿って作成しましょう。
・相手の社名、フルネームでの「宛先」
・冒頭の「挨拶」（平素より大変お世話になっております。など）
・「自分の社名・名前」
・アポ取りのメールを送った理由を簡潔に説明した「主旨説明」
・メールの「本文」（アポイントの内容の詳細や日時の指示）
・貴重な時間をいただくことへの謝礼など「締めの言葉」
・会社名、名前、連絡先、住所など記載した「署名」
ポイント②：文面は簡潔に、日程は明確に
メールの件名は本文の内容がわかる一文を記載します。
件名で内容が分かりにくかったり興味を持たれない文だと
開封されない恐れもあるため気を付けましょう。
また、メールの本文では長文を書くのではなく、
短文かつシンプルで読みやすい記載を心掛けましょう。
アポの日程については日付のミスを防ぐために曜日まで記載することと、
列を揃えたり罫線をつけたりなどして
誤認識しないように分かりやすくしましょう。
ポイント③：「話だけでも聞いてみようかな」と思わせる
アポ取りのメールは、開封してパッと読んだときに
「少し内容気になる、話だけでも聞いてみようかな」と思わせることが大事です。
そのためには、紹介する製品やサービスの事例や実績を
定量的に数字を交えて簡潔にメリットを記載し
「詳細は直接ご説明します」というように記載することで
よりアポに繋ぎやすくなります。
ポイント④：顧客にとってのメリットを簡潔に
打ち合わせを対面で行う際、例え20分や30分でも相手の貴重な時間をいただくことになります。
そこで相手が時間を割いてまで会う価値があるのか、話を聞くことでどんなメリットがあるのか
をメールにて簡潔に伝えましょう。
その際、自社本位の一方的な内容になっていないか、独りよがりな提案になっていないか必ず見直しましょう。
ポイント⑤：「まずはお時間を頂いて…」はNG
顧客も日々の業務で忙しいため、
「まずは一度お話を…」のように
相手の時間を軽視しているように受け取られかねない文はやめましょう。
まとめ
既存営業のメールでアポ取りをする際には、
ただ例文に沿って記載するだけではなく
相手に合わせた内容に調整することや配慮が大切です。
今回紹介した内容を参考に、
アポ取りメールの質を上げてアポ獲得率、
また当日の商談の質を上げていきましょう！
